Trước khi xây dựng: Đơn vị đầu tư, xây dựng trạm dừng nghỉ gửi văn bản đề nghị chấp thuận vị trí xây dựng đến Tổng cục Đường bộ Việt Nam đối với trạm dừng nghỉ trên tuyến quốc lộ và UBND cấp tỉnh đối với các trạm dừng nghỉ trên các tuyến đường địa phương (trừ các trạm dừng nghỉ được coi là một hạng mục công trình nằm trong dự án xây dựng đường cao tốc đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt).

Sau khi hoàn thành việc xây dựng, đơn vị kinh doanh khai thác trạm dừng nghỉ nộp hồ sơ đề nghị công bố đưa trạm dừng nghỉ vào khai thác đến Tổng cục Đường bộ Việt Nam (đối với trạm dừng nghỉ trên tuyến quốc lộ) hoặc Sở Giao thông vận tải (đối với các trạm dừng nghỉ trên tuyến đường bộ thuộc địa phương quản lý).

Chậm nhất trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đúng quy định, cơ quan có thẩm quyền tổ chức kiểm tra và lập biên bản kiểm tra. Trường hợp sau khi kiểm tra, nếu trạm dừng nghỉ không đáp ứng đúng các quy định kỹ thuật của loại trạm dừng nghỉ, mà đơn vị khai thác trạm dừng nghỉ đề nghị, thì các tiêu chí không đạt yêu cầu, phải được ghi rõ trong biên bản kiểm tra và được thông báo ngay cho đơn vị khai thác trạm dừng nghỉ.

Sau khi kiểm tra, nếu trạm dừng nghỉ đáp ứng đúng các quy định kỹ thuật của loại trạm dừng nghỉ mà đơn vị khai thác trạm dừng nghỉ đề nghị, thì chậm nhất trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định công bố đưa trạm dừng nghỉ vào khai thác.